So einfach kann Buchhaltung für Startups sein

Sponsored Post: Die Gründung eines eigenen Unternehmens ist für viele ein großer Traum. Die Verwirklichung dieses Traums wird durch zahlreiche, lästige Tätigkeiten erschwert. Eine dieser lästigen Tätigkeiten ist die Buchhaltung, die gerade für Startups ein neues, herausforderndes Terrain darstellt. Laut der deutschen Rechtsprechung besteht die Pflicht zur Erfassung der Geschäftsvorfälle, d.h. auch dein Startup ist zur Buchführung verpflichtet.

Warum sich korrekte Buchführung lohnt

Mithilfe der ordnungsgemäßen Buchführung verhinderst du, dass du zu viele Steuern bezahlst. Denn Fehler bei der Buchhaltung haben häufig überhöhte Steuernachzahlungen zur Folge. Diese gelten bis zu 10 Jahre rückwirkend und kommen dadurch zustande, da das Finanzamt steuerliche Schätzungen macht, die meist höher als dein eigentlicher Gewinn sind.

Aus diesem Grund ist es gerade für Startups in der Anfangsphase besonders wichtig und hilfreich, eine monatliche Buchführung durchzuführen. So verhinderst du, dass dir beim Buchhaltungsthema Fehler unterlaufen. Du kannst deinen Gewinn richtig einschätzen und vermeidest überhöhte Gewinneinschätzungen. Falls du deinen Gewinn doch zu hoch einschätzt und dem Finanzamt falsche Zahlen vermittelst, erwarten dich Steuervorauszahlungen aufgrund des erwarteten Gewinns.

Gerade frische Existenzgründer überschätzen sich häufig selbst und trauen sich die Bilanzierung ohne Hilfe von Steuerberatern zu. Das kann böse enden. So können schnell fatale Fehler entstehen, die zu Steuernachzahlungen führen. Und wenn du jetzt denkst, du bist noch ein Frischling und das Finanzamt drückt ein Auge zu, liegst du falsch. Auch Neulinge werden nicht verschont und ihre Fehler verziehen. Neben Bußgeldern und Strafzahlungen können die Folgen einer fehlerhaften Bilanzierung manch Startup in die Ruine führen.

 

Eine Buchhaltungssoftware zur Unterstützung

Um die genannten Fehler zu vermeiden und dein Startup zu schützen, kann dir eine Buchhaltungssoftware wie sevDesk eine große Hilfe sein. Sie rettet dich vor Stolperfallen und führt dich durch den Bürokratiedschungel.

Mit einer solchen Software kannst du Kosten für den Steuerberater sparen, denn dieser hat mit den gut aufbereiteten Daten weniger Aufwand. Außerdem musst du keinen zusätzlichen Buchhalter einstellen, denn sevDesk fungiert als digitaler Buchhaltungsassistent. Du sparst Zeit, mit der du dich auf das Kerngeschäft deines Startups konzentrieren kannst.

Mit einer Buchhaltungssoftware musst du nie wieder selbstständig Prüfroutinen durchführen. Alle Angaben werden gecheckt und von dir fehlende Informationen angemerkt. Ein weiterer Vorteil ist, dass neue Regelungen oder Gesetzesänderungen automatisch berücksichtigt werden.

Eine Buchhaltungssoftware dient als wertvolle Alltagshilfe für Startups, die dir die begrenzten Ressourcen Zeit und Geld einspart. Kurzfristig scheinen zusätzliche Kosten und ein erhöhter Zeitaufwand auf dich zuzukommen. Zugegebenermaßen benötigst du nämlich sowohl für Einarbeitung in das System als auch für die Digitalisierung etwas Zeit. Langfristig werden sich die Investitionen lohnen und die Vorteile einfacher, digitaler Buchhaltung überwiegen: Personalkosten werden reduziert und Materialkosten (Papier, Toner, Drucker, Ordner) gesenkt. Du erhältst tagesgenaue betriebliche Auswertungen und verschiedene Systeme (Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Archivierung) sind in einem vereint.

Eine Buchhaltungssoftware sollte dir keine zusätzliche Arbeit machen, sondern Arbeit abnehmen und zahlreiche Büroaufgaben erleichtern.

Ein Einstieg in moderne Buchhaltung erfordert Mut und Vertrauen in die Digitalisierung.

 

Buchhaltungssoftware in der Cloud

Besonders beliebt ist die Buchhaltungssoftware in der Cloud. Wobei Software hier eigentlich das falsche Wort ist, denn es ist keine Installation nötig. Für ein Online Buchhaltungsprogramm benötigst du lediglich einen Internetzugang und Browser. So ergibt sich der Vorteil, deine Buchhaltung jederzeit und an jeden Ort zu erledigen. Anstelle von hohen Anschaffungsgebühren fällt für dich eine monatliche Gebühr an. Auch ein Vorteil für junge Startups, da gerade in der Anfangsphase das Geld knapp ist und die Anschaffungsgebühren eventuell nicht beglichen werden können.

Falls bei dir die Frage aufkommt, wie es bei einer cloudbasierten Onlinesoftware mit Datenschutz aussieht? Keine Angst! Du musst dir keine Sorgen machen! Das Thema Sicherheit wird in diesem Bereich vor allem bei sevDesk groß geschrieben. So stehen deren Server in dem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum von Host-Europe in Köln und sind mit den wichtigsten Verschlüsselungsstandards und Sicherheitsvorkehrungen ausgestattet.

 

Die Features einer Buchhaltungssoftware

Damit eine Software dir auch wirklich Arbeit abnimmt und Büroaufgaben erleichtert, sollte sie entsprechende Funktionen vorweisen.

1.    Angebots- und Rechnungserstellung

Als Selbstständiger erstellst du in den meisten Fällen ein Angebot, das vom Kunde bestätigt wird. Im Anschluss stellst du aus diesem Angebot eine Rechnung an den Kunden aus.. Einfache Angebots- und Rechnungserstellung sollte deshalb durch deine Buchhaltungssoftware auf jeden Fall gegeben sein.

Einfach, intuitiv und schnell sollte der Prozess ablaufen. In der Software bedeutet das: gespeicherte Textvorgaben, die dir das wiederkehrende Formulieren von Begrüßungs- und Schlussformeln ersparen. Zusätzlich müssen Kunden und Produkte nur einmalig angelegt und per Klick ausgewählt werden.

Aus den Daten erstellt die Software automatisch ein Angebot, das per Post oder Email verschickt oder gedruckt und gedownloadet werden kann.

Der gleiche Ablauf findet auch bei der Rechnungserstellung statt. Sofern du die Rechnung nicht direkt aus dem Angebot umgewandelt hast, wählst du aus der integrierten Datenbank Kunde und Produkt aus. Den Rest erledigt die digitale Software von alleine.

So hast du im Handumdrehen eine Rechnung erstellt. Mit Zusatzfeatures wie Rechnungsvorlagen mit eigenem Layout, Briefpapier und unterschiedlichen Sprachen kannst du deine Rechnung individualisieren.

Du bist durch dein Startup viel unterwegs? Hierfür ist eine Mobil-App deiner Buchhaltungssoftware nützlich, denn so kannst du an jedem Ort Angebote und Rechnungen erstellen und verschicken.

 

2.    Belege automatisch verbuchen

Bevor du eine Papierrechnung in der Hand hältst, wurde sie irgendwann digital erstellt. Wieso nicht gleich Belege und Rechnungen digital anfordern? So müssen sie nicht ausgedruckt werden und es kann jederzeit auf sie zugegriffen werden. Einfach per Drag & Drop ins System ziehen. Fertig.

Alternativ eine Schnittstelle zum Mailprogramm einrichten. In diesem Fall werden Belege, die du per E-Mail erhältst, sogar automatisch an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet.

Liegen Papierrechnungen analog vor? Kein Problem. Durch eine entsprechende App können Belege abfotografiert und ins System hochgeladen werden.

In einer guten Buchhaltungssoftware werden Belege derweil automatisch einer Kategorie zugewiesen und verbucht. Damit das gelingt, werden die Belege von Machine Learning Algorithmen analysiert. Je mehr Belege erfasst werden, desto verlässlicher wird die Software und ordnet zukünftige Belege noch zuverlässiger ein.

 

3.    Rechtliche Grundlage/Datenschutzrichtlinien

Die digitale Form der Buchhaltung erfordert auch neue Richtlinien im Hinblick auf Datenschutz. Diesbezüglich spricht man von den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Zwar ist die GoBD-Zertifizierung keine Pflicht, allerdings solltest du darauf achten, dass deine Buchhaltungssoftware GoBD-konform ist. Ist sie das nicht, läufst du in Gefahr, die Richtlinien nicht einzuhalten. Trifft das zu, erwarten dich hohe Nachforderungen durch das Finanzamt.

Bei moderner Buchhaltung werden alle Belege nach aktuellen Standards rechtssicher in einem Rechenzentrum archiviert. Somit können sie jederzeit gefunden und offengelegt werden.

 

4.    Verknüpfung mit dem Bankkonto

Durch die Verknüpfung mit dem Bankkonto erhältst du immer einen Überblick über den aktuellen Cashflow. Das Praktische: fällige Rechnungen werden automatisch überwiesen.

Was die Verknüpfung mit dem Bankkonto noch kann:

• Möglichkeit ein Zahlungsziel einzugeben (Skonti)
• Zahlungen mit passender Rechnungs- und Referenznummer werden automatisch von fällig auf bezahlt aktualisiert/geändert
• zugehörige Debitorennummern werden gleichzeitig verbucht
• keine manuelle und zeitaufwendige Überprüfung von Kontoauszügen

Die Software zeigt folglich auf einen Blick übersichtlich die Finanzsituation deines Startups und zeigt insbesondere welche Positionen noch offen sind. Du weißt zukünftig also welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen und von welchen Kunden du in absehbarer Zeit Geld erhältst.

 

5.    Tagesaktuelle Einnahmen-Überschuss-Rechnungen

Basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen erstellt die Software tagesgenaue Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (alternativ auch GuV-Rechnungen). Diese dienen als Grundlage für kurzfristige und fundierte Entscheidungen.

 

6.    Nie wieder Dauerfristverlängerung

Durch digitale Buchhaltung wird dir die Umsatzsteuervoranmeldung vereinfacht. Sind alle umsatzsteuerrelevanten Daten im System angelegt, kann die Voranmeldung über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt geschickt werden. Lästige Dauerfristverlängerungen werden dir so erspart.

 

7.    Schnittstelle zum Steuerberater

Der Steuerberater deines Vertrauens erhält direkten Zugriff auf deine steuerrelevanten Daten. Du kannst genau festlegen, welche Daten der Steuerberater erhält. Das bedeutet: kein lästiger Papierkram in einem Pendelordner, eine deutlich vereinfachte Kommunikation und ein effektiverer Datenaustausch mit dem Steuerbüro.

 

sevDesk – die digitale Buchhaltungssoftware

Um eine passende Software zu finden, musst du dir über die Unternehmensstruktur deines Startups im Klaren sein. Ein großes Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern hat ganz andere Ansprüche als du.

Dein Startup ist mit einer Buchhaltungssoftware wie sevDesk gut versorgt. sevDesk ist eine zeitgemäße Software, die die genannten Features vorweisen kann und aktuelle gesetzliche Richtlinien befolgt.

Unabhängig davon für welche Form der digitalisierten Buchhaltung du dich entscheidest, automatisierte Buchhaltung ist die Zukunft. Sie verschafft dir auf lange Sicht einen Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es die knappen Ressourcen Zeit und Geld gezielt für das Kerngeschäft einzusetzen.