Rechnungen schreiben: So wirst du schneller bezahlt! – Gastbeitrag von Andrea Lackner

Sponsored: Du hast deine ersten Aufträge an Land gezogen? Gratuliere! Mit erwartungsvollem Blick überprüfst du nun jeden morgen dein Bankkonto – aber leider lässt der erwartete Geldsegen auf sich warten.

Hast du vielleicht etwas falsch gemacht? Mit unseren sechs Tipps sorgst du dafür, dass auch deine Rechnungen schneller bezahlt werden.

1.Rechnungen schreiben – aber richtig!

Regel Nummer 1 lautet: Eine einwandfreie Rechnung schreiben. Ist die Rechnung von Anfang an korrekt, sparst du Zeit und Ärger mit Rechnungskorrekturen – und du bekommst dein Geld schneller.

Diese Inhalte sollte deine Rechnung unbedingt erfüllen:

• Dein Firmenname und deine Anschrift
• Deine Steuernummer
• Name und Anschrift deines Kunden
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Leistungs-, oder Lieferdatum
• Produkt-, bzw. Leistungsbeschreibung
• Bruttopreis, Nettopreis und Umsatzsteuer-Satz

Denk daran: Dein Kunde wird deine Rechnung nur begleichen, wenn alle diese Pflichtangaben auch korrekt gemacht sind. Darum überprüfst du am besten alle Angaben noch einmal, bevor du deine Rechnung versendest.

2.Kontakt- und Zahlungsinformationen bereitstellen

Zwar ist die Angabe von Kontakt- und Zahlungsinformationen nicht verbindlich, aber du willst ja schneller bezahlt werden, oder? Und darum solltest du deinen Kunden diese Sache so einfach wie möglich machen.

Gib beim Rechnungen schreiben unbedingt Kontaktdaten wie Telefonnummer und Email-Adresse an – für den Fall, dass dein Kunde Fragen zur Rechnung oder zur Überweisung hat.

Außerdem tust du deinem Bankkonto einen großen Gefallen, wenn du auch alle Zahlungsinformationen bereits in der Rechnung anführst. Also den Namen deiner Bank, IBAN und BIC. Muss der Kunde für die Begleichung der Rechnung erst mühsam nach den Bankdaten auf deiner Website suchen, wird sich auch die Zahlung verzögern.

3.Zahlungsfrist, Zahlungsfrist, Zahlungsfrist

Die gute Nachricht ist: Prinzipiell ist eine Rechnung immer sofort fällig. Dein Kunde schuldet dir schließlich die Gegenleistung (= Bezahlung) für deine bereits erbrachte Leistung. Manche Kunden lassen sich mit der Bezahlung aber vielleicht etwas mehr Zeit als dir lieb ist.

Gibst du eine Zahlungsfrist an, vermittelst du deinem Kunden zum einen Kulanz und zum anderen Dringlichkeit. Du kennst das bestimmt von dir selbst: Setzt du dir Termine / Deadlines für deine Aufgaben, erledigst du sie in der Regel schneller und verlässlicher als ohne.

Eingebürgert hat sich mittlerweile eine vierwöchige Zahlungsfrist. Vergiss beim Rechnungen schreiben aber nicht, ein genaues Datum als Zahlungsfrist anzugeben.

4.Online-Zahlungsmöglichkeiten anbieten

Kommen wir zum letzten wichtigen Punkt, wenn es um’s Rechnungen schreiben geht: Die Zahlungsoptionen für deine Kunden.

Hier gilt: Biete deinen Kunden eine Auswahl an Zahlungsoptionen an und beschränke dich nicht nur auf eine Möglichkeit. Denn je geringer der Aufwand zur Bezahlung deiner Rechnung ist, desto schneller landet das Geld auch auf deinem Bankkonto.

Beliebte Zahlungsmöglichkeiten sind:

• Kreditkarte
• Kauf auf Rechnung
• Vorauskasse und Nachnahme
• Lastschrift
• PayPal

Wichtig für dich: Lege den Fokus am besten auf direkte Online-Zahlungen wie PayPal. Denn Rechnungen mit der Option auf Online-Direktzahlung werden im Schnitt um 10% schneller bezahlt. Bingo!

5.Rechnungen online versenden

Bist du fertig mit Rechnung schreiben, geht es an den Versand! Früher musste man Rechnungen noch mühsam ausdrucken, unterschreiben, kuvertieren, frankieren und dann in den Briefkasten einwerfen. Allein das – ein Riesenaufwand!

Und dann dauerte es nochmal 2-3 Tage, bis sie auch beim Kunden gelandet ist. Heute geht das zum Glück schneller und einfacher.

Am effizientesten ist es, wenn du deine Rechnung online – also per Email – versendest. Damit sparst du nicht nur Druck-, und Portokosten, sondern auch den Weg zur Post. Außerdem erhält dein Kunde die Rechnung bereits wenige Sekunden später – du wirst also auch schneller bezahlt.

Und noch einen Vorteil hat der Online-Versand, den wir bereits weiter oben verraten haben: Du kannst Links zur Online-Zahlung direkt in die Email einbauen und erhöhst dadurch noch einmal die Chance einer schnellen Zahlung.

6.Zahlungseingänge regelmäßig überprüfen

Rechnung schreiben, versenden – fertig? Noch nicht ganz. Nachdem du deine Rechnung versendet hast, solltest du regelmäßig den Zahlungseingang überprüfen. Und dich nicht darauf verlassen, dass dein Kunde “schon irgendwann bezahlt”.

Eine Rechnung kann auch mal in Vergessenheit geraden. Darum kann es nötig sein, dass du deinen Kunden an seine offenen Posten rechtzeitig erinnerst.

Kontrolliere also regelmäßig – am besten einmal wöchentlich – deine unbezahlten Rechnungen auf Zahlungseingang. Ist die Zahlungsfrist überschritten, ohne dass dein Kunde bezahlt hat, kannst du rechtzeitig mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung reagieren.

Und sorgst so dafür, dass du deine Rechnung wieder in Erinnerung rufst und bezahlt wirst.

Über Andrea Lackner

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Online Rechnungsprogramm Debitoor. Mit Debitoor erstellst du deine Rechnungen mit wenigen Mausklicks und versendest sie direkt online aus dem Programm.

Intuitiv, einfach und effizient – und dank Online-Zahlungsoption wirst du auch schneller bezahlt.