Nach 100 Tagen sind die Würfel gefallen! – Gastbeitrag von Christoph Anders

Sponsored: Warum professionelles Onboarding ausländischer, qualifizierter Arbeitskräfte kein Luxus sondern Notwendigkeit ist.

Was ein großer Erfolg im Kampf gegen den Fachkräftemangel werden kann, kann leider auch fürchterlich schiefgehen: Die Integration eines neuen Arbeitnehmers aus dem Ausland. „Für den Anfang muss das reichen“, ist der Satz mit dem sich manches Disaster ankündigt.

Wenn schon 15% der Deutschen am ersten Arbeitstag in einer neuen Firma an Kündigung denken, wie mag es erst Ausländern emotional ergehen?

Die Klassiker:

• Der Arbeitnehmer muss sich sein Visum und später seine Aufenthaltsgenehmigung quasi im Alleingang besorgen – ein mulmiges Gefühl.
• Ein unpersönlich eingerichtetes, kleines Interims-Apartment ist die erste Bleibe und bleibt es für Monate – Partner oder Familie sind unglücklich.
• Eine Wohnungssuche auf eigene Faust verläuft frustrierend – es dauert viele Monate, am Ende zahlt man zuviel, wird über´s Ohr gehauen oder landet im falschen Stadtteil.
• Kinder und Partner sind mit der Organisation ihres Einlebens allein gelassen während der Arbeitnehmer den ganzen Tag im neuen Unternehmen verbringt – alle sind unglücklich und wollen am liebsten zurück nach Hause.

Onboarding beginnt mit der Unterschrift

Für die meisten Unternehmen beginnt das Onboarding erst mit dem Eintreffen des neuen Arbeitnehmers im Betrieb. Dabei greift dieser Ansatz bei Neuzugängen aus dem Ausland, insbesondere aus dem nicht-

europäischen Raum, viel zu kurz. Die Forderung lautet: Das strukturierte und systematische Onboarding ausländischer Arbeitnehmer beginnt mit der Unterschrift unter einen Arbeitsvertrag und endet frühestens mit dem Ende der Probezeit.

Damit ist das Onboarding ein wichtiger Bestandteil des Personalmarketings und der Personalentwicklung. Scheitert eine Einstellung, entstehen enorme Kosten:

• Neuer Recruiting- und Auswahlprozess
• Neue Umzugs- und Relocationskosten
• Einarbeitungskosten
• Kosten durch verspätete Projekte und unzufriedene Kunden

Beim Onborading steht Captain PROGEDO mit Rat und Tat zur Seite (Bild: PROGEDO)

6-fache Belastung

• Der ausländische Arbeitnehmer ist stets doppelt belastet, denn er muss sich 6-fach integrieren:
• Fachlich im Betrieb: Soll sich schnell sicher fühlen, Aufgaben bewältigen und Kompetenzen und Talente einbringen
• Fachlich im Land: Soll sich mit seinen Angehörigen schnell sicher fühlen, sich eine funktionierende Infrastruktur aufbauen (Wohnung, Telekommunikation, Transport, Einkauf, etc.)
• Sozial im Betrieb: Muss sich schnell ins Team integrieren und anerkannt werden, Beziehungen zu Kollegen, Vorgesetzen und Kunden aufbauen
• Sozial im Land: Das Zusammenleben mit Angehörigen muss störungsfrei bleiben, ein soziales Umfeld muss geschaffen und etabliert werden, um akzeptierter Teil der Gesellschaft zu werden
• Kulturell im Betrieb: Die Unternehmenskultur wird erlernt und man erlebt sich als jemand, der einen wichtigen Beitrag leisten möchte und kann
• Kulturell im Land: Notwendige kulturelle Anpassungen gelingen und man fühlt sich trotz kulturspezifischer Besonderheiten als respektierter Teil der Gesellschaft

Learning by Doing

Wie im Betrieb so folgt der Prozess der Übersiedlung aus dem Ausland aus Sicht des Arbeitnehmers einer typischen Lernkurve:

• Unkenntnis → Welche Probleme auftauchen werden, ist noch unbekannt. In der Regel bestimmen die projezierten Erwartungen die Sicht
• Erstes Verständnis → Langsam wird sichtbar, worin das Projekt besteht und welche Chancen und Aussichten bestehen. In der Regel ist man begeistert oder gar euphorisiert
• Wahrnehmen der wahren Komplexitität des Projekts → Jetzt wird klar, welche Probleme gelöst werden und welche Risiken ausgestanden werden müssen. Ernüchterung und oft auch ein Realitätsschock sind die Folge
• Einarbeitung und Bearbeitung → Im Rahmen des Onboardings werden nun nach und nach alle Aufgaben sukzessive erledigt und abgehakt, Risiken minimiert. Verlässliches Wissen und Sicherheit entstehen, Enttäuschungen werden vermieden

Je unerfahrener eine Person ist, desto größer sind die Schierigkeiten, auch wenn man jüngeren Menschen eine schnellere Lernfähigkeit, Flexibilität und Leidensfähigkeit unterstellen darf.

Die ersten 100 Tage sind entscheidend für den Erfolg von Onboarding (Bild: PROGEDO)

Aufgaben und Phasen eines Onboardings:

Das Onboarding-Programm soll gewährleisten, dass der neue Arbeitnehmer:

• die erwarteten Leistungen und Ergebnisse schnell erreicht
• seine Erfahrung, Kompetenz und seine Talente vorbehaltlos einbringt
• seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg kennt und diesen weiter steigern möchte
• sich motiviert, respektiert und zufrieden fühlt und Sinn erfährt
• weder über- noch unterfordert ist
• sich persönlich und fachlich weiterentwickelt
• dem Unternehmen gegenüber loyal ist
• seine Firma als attaktiven Arbeitgeber gern weiterempfiehlt

1) Vorbereitungsphase: Von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis zur Einreise

Der Arbeitgeber positioniert sich als professioneller Partner, der sich um seine Mitarbeier kümmert. Dazu gehört:

• Wichtige Informationen geben, die das Gastland, die Visabeschaffung, den Umzug und die Zeit nach der Einreise betreffen, außerdem Informationen über das Unternehmen und den Arbeitsbereich
• Nennung von Ansprechpartnern, sowohl für betriebliche als auch außerbetriebliche Aspekte, z.B. einen externen Relocation Consultant
• Klärung von Fragen, um ein sicheres Gefühl über die Zeit bis zum 1. Arbeitstag herzustellen, Familienangehörige einbinden. Beispiele: Wie läuft die Wohnungssuche ab? Wie erfolgt die betriebliche Einarbeitung?
• Gibt es eine internationale Schule? Welche Kosten werden bei der Übersiedlung anfallen / vom Arbeitgeber übernommen?
• Fixed Conference Call mit Mitarbeiter, Vorgesetztem und oder HR-Ansprechpartner und interner Onboarding-Ansprechpartner / externer Relocation Consultant zum regelmäßigen Update

Wirklich umsichtige Arbeitgeber geben den Recruitern bereits Informationen zu den Unterstützungsleistungen des Onboarding-Prozesses, damit diese die Sicherheit und Klarheit schaffenden Fakten und Angebot einsetzen können, die besten Kandidaten für das Unternehmen zu interessieren und sie anschließend daran zu binden.

Die Suche nach der richtigen Wohnung ist nicht zu unterschätzen (Bild: PROGEDO)

2) Orientierungsphase: Von der Einreise bis zum 3. Monat nach Arbeitsbeginn

Das Unternehmen bietet dem Mitarbeiter aktiv Transferunterstützung bei den Aufgaben, die sich lebenspraktisch ergeben, um die Stelle anzutreten. Ab dem ersten Arbeitstag wird der Arbeitnehmer in seine Aufgabe und Rolle im Betrieb eingeführt und lernt das Unternehmen, die Kollegen, Bereiche, Organisation und Prozesse kennen:

• Orientierung und „Wohnen auf Zeit“ unmittelbar nach der Ankunft, Kontakt zu einem Mentor aus dem Unternehmen.
• Umgehende, vom Arbeitgeber finanzierte und professionelle Unterstützung bei Aufenthaltstitel, Anmeldung, Wohnungssuche und den typischen Notwendigkeiten für das Einleben, wie z.B. Schulsuche, Anmelden Strom / Gas / Wasser / Internet, Bankkonto, Versicherungen u.v.m. Dies sollten die Personen tun, die der Arbeitnehmer schon in Phase 1 kennengelernt hat.
• 1. Arbeitstag: Begrüßung / Initiations-Meeting, Kollegen treffen, Termin mit Vorgesetztem, Arbeitsplatz, Technik, Abläufe und relevante Schnittstellen kennenlernen, Aufgaben klären, Dokumentationen und Leitfäden übergeben
• 1. Woche: Überblick vertiefen, IT-Einweisung, Kunden und Partner kennenlernen, Erwartungen klären
• Abschluss der Wohnungssuche und des Einlebens nach dem ersten Arbeitsmonat, um ungestörte Einarbeitung zu gewährleisten
• Ansprechpartner „stand by“ für evtl. außerbetriebliche Probleme, i.d.R. Relocation Consultant

3) Integrationsphase: Vom 3. Monat bis zum Ende der Probezeit, bzw. bis max. ein Jahr nach Arbeitsbeginn

Nach einem gelungenen Einleben am neuen Lebensmittelpunkt wird der neue Kollege immer enger in das Unternehmen und seine soziale Architektur integriert und kann nun selbst ungestört und frei von außerbetrieblichen Integrationsproblemen produktiv tätig werden, individuelle Performance bringen und sich entfalten. Das Unternehmen bietet dabei Unterstützung:

• Einführungsveranstaltungen, Workshops
• Einführung in Strategie und Unternehmensziele
• Vertiefung der Kundenkontakte
• Teamintegration
• Wissensvermittlung und Learning by Doing
• Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten
• Fort- und Weiterbildung
• Coaching
• Feedbackgespräche
• Professional Networking
• Personalentwicklung

Die Schulsuche ist einer der wichtigen Punkte für ausländische Arbeitnehmer (Bild: PROGEDO)

Vier wichtige Fragen

Jeder Mitarbeiter aus dem Ausland wird sich vier Fragen stellen, die für seine Bindung an das Unternehmen und damit für Produktivität, Motivation und Loyalität, ausschlaggebend sind:

1. Lohnt es sich am Monatsende in dem Unternehmen zu arbeiten, vor allem angesichts der zusätzlichen Kosten, Risiken und Probleme, die mit einem anderen Land verbunden sind?
2. Werde ich gut behandelt, unterstütz man mich und ermutigt mich, auch die Probleme in meinem neuen Privatleben zu meistern?
3. Kann ich mich in den Unternehmenswerten und den Werten des Landes, in dem ich nun lebe, wieder finden?
4. Ist meine Arbeit sinnvoll und bereichert mich der Aufenthalt in dem neuen Land auch persönlich?

Spürhunde

Ein Spezifikum ausländischer Arbeitnehmer ist dabei, dass sie gute Detektoren für schlechte Dinge in der Organisation und blinde Flecken des Unternehmens sind. Unterstütz man sie daher optimal, werden sie ihre ungetrübte Perspektive nutzen, auf Fehlentwicklungen hinzuweisen und Optimierungsmöglichkeiten zu entdecken.

Zwingt man sie, die Doppelbelastung einfach zu ertragen, gewinnt man in der Regel nur eine erhöhte Anpassungsleistung, die sich weder für den Arbeitgeber noch den Arbeitnehmer langfristig auszahlt.

Fazit

Professionelles Onboarding von ausländischen Fachkräften kann nicht früh genug beginnen und muss die Integrationsbelastung senken, damit sich die Einarbeitung im Betrieb optimal entwickeln kann. Externe Services für das Onboarding sind also als direkte Investition in Effizienzsteigerung des Personals (Produktivität, Motivation, Loyalität) zu sehen und vermeiden hohe Kosten durch (innere) Kündigungen.

Das Zurückgreifen auf Relocation-Profis bei Visabeschaffung, Wohnungssuche und Unterstützung des Einlebens für den Arbeitnehmer leistet dabei eine wertvolle Hilfe. Arbeitgeber, die ausländische, qualifizierte Arbeitskräfte beschäftigen wollen, sollten sich von Relocation-Profis beraten lassen, um den bestmöglichen Onboading-Prozess zu erarbeiten und professionell unterstützen zu lassen.

Über Christoph Anders

Bild: Gunnar Meyer

Christoph Anders ist seit 2012 bei PROGEDO tätig. Zunächst als Consultant in der direkten Kundenbetreuung und seit Anfang 2016 als Partner in der PROGEDO Norddeutschland UG.

Zu seinen Aufgaben zählen der Aufbau der neuen Website sowie des Büros in Berlin und die Entwicklung des New Business.

PROGEDO als Startup Partner

PROGEDO relocation – your first friend abroad – ist eine Relocation Agentur und Spezialist für globale Personalströme. Start-ups suchen internationales Recruitment, Visa/Aufenthaltstitel, Wohnungssuche und Settling-in. PROGEDO kennt die Mentalität von Start-ups sehr genau.

Neu ist die PROGEDO Client Box, eine Chat-Plattform und Dokumentenverwaltung: Einladung annehmen, Messenger-App auf´s Smartphone – und los geht’s.

Keine Vertragsbindung nach Ausarbeitung der Prozesse und Preise. Und: Wird ein gebuchter Service mal nicht gebraucht, wird er vergütet.